Gestione delle cuffie wireless durante gli eventi

Durante qualsiasi evento silent disco, conferenza o installazione audio immersiva, la criticità principale non è la tecnologia audio ma la logistica di distribuzione delle cuffie wireless. Quando centinaia o migliaia di persone devono ricevere una cuffia è fondamentale organizzare un sistema efficiente di consegna e ritiro.

Le cuffie utilizzate negli eventi fanno parte di sistemi audio wireless professionali basati su tecnologia RF, composti da trasmettitori audio wireless e cuffie wireless riceventi.

Metodi di distribuzione delle cuffie negli eventi

Esistono diversi sistemi per distribuire le cuffie negli eventi silent. La scelta dipende dal numero di partecipanti, dal tipo di evento e dalla struttura della location.

Distribuzione con desk e personale

Nei festival o negli eventi con grande affluenza vengono utilizzati banchi di distribuzione gestiti da hostess o steward.

In media servono 2 operatori ogni 100-150 cuffie per mantenere un flusso rapido e ordinato.

Le cuffie vengono consegnate ai partecipanti e al termine dell’evento devono essere restituite allo stesso punto di distribuzione.

Sistema con card numerate

Uno dei sistemi più utilizzati negli eventi silent disco è quello delle card numerate in PVC.

Il partecipante riceve la cuffia e lascia una tessera numerata come deposito. Alla restituzione della cuffia la card viene riconsegnata.

Per eventi molto grandi è sconsigliato catalogare i partecipanti per ordine alfabetico. I sistemi numerici sono molto più veloci e riducono gli errori.

Distribuzione digitale con app

Per eventi di grandi dimensioni è possibile utilizzare sistemi digitali per la gestione delle cuffie.

Silentsystem ha sviluppato Check it out, un’app Android progettata per gestire il check-in e il check-out delle cuffie durante gli eventi.

Tracciamento delle cuffie con QR code e NFC

L’app può leggere i chip NFC integrati nelle cuffie tramite smartphone o tablet Android dotati di lettore NFC.

In alternativa è possibile utilizzare QR code o codici a barre per identificare ogni dispositivo.

Gestione dei depositi

Monitoraggio in tempo reale

Durante l’evento gli organizzatori possono monitorare lo stato della distribuzione delle cuffie.

Perché la logistica è fondamentale negli eventi silent

• ridurre le code all’ingresso
• distribuire centinaia o migliaia di cuffie rapidamente
• monitorare l’attrezzatura
• ridurre furti e smarrimenti

Una gestione logistica efficiente è uno degli elementi più importanti per il successo di qualsiasi evento silent disco o installazione audio immersiva.